市場(chǎng)上的項(xiàng)目管理工具是采用由各活動(dòng)組長(zhǎng)填寫電子計(jì)劃表后經(jīng)人手集成的信息采集的舊模式。 當(dāng)有 20 人的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)用微軟 Project， 而每人平均有 10 個(gè)活動(dòng)，這就等于有 20 張不同的表格而每張表格有 200 行，即使數(shù)據(jù)超出必要的 19 倍，但只要每個(gè)項(xiàng)目成員都及時(shí)和不隱瞞地更新，這還是可以的。但是，當(dāng)這 20 人 中有一個(gè)人不及時(shí)更新，或者因?yàn)槔鏇_突而故意隱瞞，其他成員因心里知道項(xiàng)目信息反正不真實(shí)便會(huì)競(jìng)相效尤，從而使項(xiàng)目信息大話不斷， 且大話建立在大話之上而讓項(xiàng)目經(jīng)理無法追本溯源去辨真?zhèn)巍?因此，市場(chǎng)上有不少項(xiàng)目由完成 90% 突然回到完成 50%，原因是其項(xiàng)目信息一直非真實(shí)但又無法核實(shí)。

任何管理方法若不能令人誠(chéng)實(shí)（KEEPING PEOPLE HONEST）都是失敗的。今天項(xiàng)目只要到了中級(jí)的復(fù)雜程度（如有超過 20 個(gè)成員或 100 個(gè)活動(dòng)） ， 其信息便會(huì)開始超出團(tuán)隊(duì)的記憶能力的范圍， 從而有機(jī)會(huì)產(chǎn)生大話不斷，導(dǎo)致項(xiàng)目超時(shí)及超資。

8MSaaS PM 采用了自動(dòng)柜員機(jī) (ATM) 交易系統(tǒng)的信息捕獲及發(fā)送模式，徹底地改變了微軟 Project 所采用的舊模式。新模式的工作量非常大，因?yàn)樗婕绊?xiàng)目范圍、時(shí)間、成本、 質(zhì)量、人力資源、溝通 、采購(gòu)、 風(fēng)險(xiǎn)及集成的信息的實(shí)時(shí)捕獲及發(fā)送，但新模式能給到項(xiàng)目經(jīng)理追本溯源的能力。

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如果技術(shù)型項(xiàng)目的范圍、時(shí)間、成本、 質(zhì)量、人力資源、溝通 、采購(gòu)、 風(fēng)險(xiǎn)及集成（9 大領(lǐng)域）管理做得不到位， 最終會(huì)在項(xiàng)目時(shí)間及成本反映出來的。當(dāng)然，這不是說管理技術(shù)型項(xiàng)目要等到超時(shí)或超資發(fā)生了才去管好 9 大領(lǐng)域。但由于管理 9 大領(lǐng)域的復(fù)雜性大，所需精細(xì)化管理程度高， 并且 9 大領(lǐng)域中有 7 大領(lǐng)域做得不到位的后果不會(huì)立刻顯現(xiàn)出來。 因此，絕大部分項(xiàng)目經(jīng)理是需要知道其管理對(duì)項(xiàng)目時(shí)間或成本的影響，才能體會(huì)其管理不到位的地方。 故項(xiàng)目管理工具必須能夠第一時(shí)間偵察到項(xiàng)目的時(shí)間及成本的異常，才能真正幫助項(xiàng)目經(jīng)理，使其及時(shí)追本溯源解決問題。

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一個(gè)項(xiàng)目的延遲是逐天發(fā)生的，如果項(xiàng)目由完成 90% 突然回到只完成 50%， 其項(xiàng)目管理工具的精細(xì)化是虛假的 。

項(xiàng)目的工作分解（WBS）一般是由數(shù)百個(gè)活動(dòng)組成， 而最底層的活動(dòng)會(huì)比其所屬的中層或高層的活動(dòng)所能影響的延遲還低。 因此，一個(gè)真正精細(xì)化的項(xiàng)目管理工具絕對(duì)可以在第一時(shí)間偵察到最底層活動(dòng)的延遲，來降低其他活動(dòng)競(jìng)相效尤以及減少由小延遲不及早處理而變成大延遲的機(jī)率。

一個(gè)項(xiàng)目由完成 90% 突然回到只完成 50%，中間必定有人為的欺詐。 因此，一個(gè)真正精細(xì)化的項(xiàng)目管理工具也必須要有以下防詐騙功能才會(huì)有效：

• 項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行信息是實(shí)時(shí)不可分割地出現(xiàn)，令偏差第一時(shí)間一目了然
• 系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算每個(gè)最底層活動(dòng)完成率范圍，不容許最底層活動(dòng)負(fù)責(zé)人虛報(bào)范圍外的完成率
• 系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算每個(gè)非最底層活動(dòng)的完成率， 不容許人工輸入

總結(jié)：2010 年代不少項(xiàng)目失敗是因?yàn)轫?xiàng)目管理是一個(gè)精細(xì)化管理方法， 但企業(yè)錯(cuò)誤地采用了非精細(xì)化(或只外表精細(xì)化)的工具。

合同項(xiàng)目或業(yè)務(wù)項(xiàng)目是指受合同約束交付時(shí)間、成本及質(zhì)量的項(xiàng)目，以下是最常見的合同項(xiàng)目的例子：

• 按合同交付的項(xiàng)目型生產(chǎn)
• 按合同交付的專業(yè)服務(wù)或外包服務(wù)
• 按合同交付的工程項(xiàng)目
• 受投資合同控制的并購(gòu)后轉(zhuǎn)型

合同項(xiàng)目與技術(shù)型項(xiàng)目有以下的不同：

• 合同項(xiàng)目的時(shí)間和成本限制及質(zhì)量的度量是比技術(shù)型項(xiàng)目的更嚴(yán)厲
• 合同項(xiàng)目有必須滿足的服務(wù)水平協(xié)議或其他條件與條款，且這些條款的罰款嚴(yán)重程度不同。故合同項(xiàng)目的管理工具必須有精準(zhǔn)及實(shí)時(shí)的 KPI 度量能力，且第一時(shí)間能呈現(xiàn)出違反約定 KPI 的罰款金額，讓項(xiàng)目經(jīng)理可盡快補(bǔ)救
• 合同項(xiàng)目有收款、收入確認(rèn)及罰款，會(huì)影響其合同及機(jī)構(gòu)的收入及利潤(rùn)

總結(jié)：

合同項(xiàng)目需要技術(shù)型項(xiàng)目的全部功能，但也需要：

• 精準(zhǔn)及實(shí)時(shí)的 KPI 度量及合同條件與條款在執(zhí)行時(shí)的實(shí)時(shí)配對(duì)及罰款計(jì)算功能
• 項(xiàng)目、合同及機(jī)構(gòu)的實(shí)時(shí)管理會(huì)計(jì)

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敏捷方法是把一個(gè)項(xiàng)目細(xì)分為 N 個(gè)每個(gè)少于 1 個(gè)月的時(shí)間箱項(xiàng)目，且每個(gè)時(shí)間箱項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)每天要有站立會(huì)議。它的好處是利用人腦能記得昨天每個(gè)時(shí)間箱項(xiàng)目的成員所答應(yīng)過的東西，而不須完全依賴工具的項(xiàng)目信息來執(zhí)行項(xiàng)目，這補(bǔ)救了項(xiàng)目信息不真實(shí)的問題。

但敏捷是一個(gè)由下而上的方法，等于一個(gè)大項(xiàng)目細(xì)分了 N 個(gè)時(shí)間箱項(xiàng)目后，過了一段時(shí)間這又可能變成 N+M 個(gè)時(shí)間箱項(xiàng)目。 而每個(gè)時(shí)間箱項(xiàng)目的完成時(shí)間，雖然一般都不會(huì)超過 1 個(gè)月，但是它是由小項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)決定。由于一般政府、證券、銀行、電信、工程、生產(chǎn)、服務(wù)及行銷類項(xiàng)目都必須由上而下約束時(shí)間及成本，故敏捷方法并非真正適用于上述類型的項(xiàng)目。敏捷真正適合的是市場(chǎng)變化大的新產(chǎn)品研發(fā)類項(xiàng)目。由于市場(chǎng)不停在變而新產(chǎn)品需求也每天在變，敏捷的時(shí)間箱項(xiàng)目會(huì)幫助團(tuán)隊(duì)集中精力去做已知的東西而降低不明朗東西帶來的負(fù)面影響。

在未來 10 年或在 2020 年代，企業(yè)應(yīng)采用能像 ATM 交易系統(tǒng)有真實(shí)信息的項(xiàng)目管理工具。企業(yè)若采用由下而上的敏捷方法，也應(yīng)確保在必要時(shí)其敏捷工具能融合由上而下的管理方法。因?yàn)榧词剐庐a(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目的時(shí)間及成本限制沒有合同項(xiàng)目那么嚴(yán)厲，但也會(huì)有產(chǎn)品能進(jìn)入市場(chǎng)的時(shí)間及資金的局限。